1. Succesvol boekhouden
2. Eigen bedrijf starten
3. De onderneming
4. Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix

Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix

Management en organisatie is de formele structuur van leidinggeven en afdelingen binnen een bedrijf. In het ondernemingsplan vermeld je wie de directie en de managers worden. De directie en het management bepalen namelijk de dagelijkse gang van zaken in de onderneming.

De directie en het bestuur

De directie bestaat vaak uit een algemeen directeur, een marketingdirecteur en een financieel directeur. Op deze manier worden alle belangrijke zaken binnen het bedrijf gedekt. Het is niet voor niets dat het ondernemingsplan ook uit de elementen algemeen, marketing en financieel bestaat.

Taakverdeling en communicatie tussen werknemers en afdelingen

In de organisatie gaat het om het functioneren van werknemers en afdelingen binnen een bedrijf. Mensen moeten de taken verdelen of juist samenwerken om tot een gemeenschappelijk doel te komen. Ook over de manier van communiceren tussen afdelingen moet nagedacht worden, zodat men niet als kleine eilandjes opereert.

Veel ondernemingen bestaan uit meerdere afdelingen, waarbinnen verschillende processen zich afspelen. Het hoofdstuk management en organisatie kijkt naar de samenhang tussen de afdelingen en processen. Enerzijds om deze te optimaliseren en anderzijds om deze te ontwikkelen.

Planning en controle zijn belangrijke elementen van het besturen van een organisatie. Planning geeft richting aan de werkzaamheden van werknemers en controle richt zich op de verantwoordelijkheden die men moet afleggen.

Tekenbevoegdheden binnen de onderneming

Tekenbevoegdheid is de bevoegdheid om overeenkomsten te tekenen en daarmee rechtshandelingen uit te mogen voeren namens de onderneming. Door de tekenbevoegdheden van je onderneming bij de KvK te deponeren kunnen zakenpartners controleren of diegene met wie ze zaken willen doen wel bevoegd is.

Tekenbevoegdheden worden binnen de onderneming verdeeld op basis van de functie van de betreffende werknemer. De inkoper mag bijvoorbeeld alleen maar inkopen doen, de verkoper mag enkel contracten met klanten aangaan en personeelszaken mag alleen arbeidsovereenkomsten afsluiten. De directeur daarentegen is bevoegd tot alles, al dan niet gezamenlijk met een mededirecteur.

Niet elke werknemer mag overeenkomsten en contracten met derde partijen aangaan. Het gaat zelfs zo ver dat wanneer een onbevoegde heeft getekend, het contract ongeldig is.

Tekenbevoegdheid bij rechtspersonen zonder rechtspersoonlijkheid

De tekenbevoegdheid bij rechtspersonen zonder rechtspersoonlijkheid, zoals eenmanszaken en vof's, ligt bij de eigenaar en vennoten/maten.

Tekenbevoegdheid bij rechtspersonen met rechtspersoonlijkheid

De tekenbevoegdheid bij rechtspersonen met rechtspersoonlijkheid, zoals een bv, wordt vastgelegd in de statuten. Daarin staat vermeld welke personen, bestuurders of eigenaren, bevoegd zijn om bepaalde rechtshandelingen uit te voeren. Middels een volmacht kunnen zij deze bevoegdheden delegeren naar iemand anders, maar het blijft wel hun verantwoordelijkheid.

Hiërarchie binnen een onderneming

De hiërarchie binnen een onderneming is een top-down structuur van leidinggeven. De directeur staat bovenaan en heeft veel bevoegdheden, en de productiemedewerkers staan onderaan met beperkte bevoegdheden. Elke laag in de hiërarchie heeft zijn eigen taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden.

Omdat veel ondernemingen meerdere processen hebben, wordt het bedrijf vaak opgedeeld in diverse afdelingen. Elke afdeling heeft een eigen manager, die verantwoordelijk is voor de dagelijkse werkzaamheden.

Vaak zijn er drie niveaus van management: het hoogste niveau, het middel niveau en het laagste niveau management. Het laagste niveau zijn de teamleiders en lijnmanagers die de werknemers op de werkvloer bij het productieproces aansturen. Het middenmanagement, projectleider of afdelingsmanager stuurt op hun beurt weer een groep managers van het laagste niveau aan. Het hoogste niveau management bestaat uit de bestuurders die de strategische beslissingen moeten nemen.

Organogram in het ondernemingsplan

Een organogram, organigram, organisatiestructuur of organisatieschema is een schematische voorstelling van een onderneming. Het is een schema die de hiërarchische verhoudingen tussen afdelingen en tussen werknemers in beeld brengt.

Om de interne structuur van je startende onderneming vast te leggen, maak je een organogram. Dit is een visueel overzicht van functies, in de hiërarchie van hoog naar laag. De laagste functies moeten verantwoordelijkheid afleggen aan een functie hoger, enzovoorts. Uiteindelijk is de directie eindverantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de onderneming als geheel.

Het gaat hierbij niet om het vermelden van specifieke namen, maar om de functies en afdelingen. Welke functie vervult welke taak? Wie is de medewerker en wie leidinggevende? Wat zijn de verschillende afdelingen en hoe is de interne communicatie georganiseerd?

Vakken en lijnen in een organogram

In de rechthoekige vakken staan de functies of afdelingen. Vakken op dezelfde hoogte zitten op dezelfde laag binnen de organisatie. De lijnen geven weer welke functies of afdelingen met elkaar verbonden zijn. Loopt een lijn naar boven, dan moet het onderste vak verantwoording afleggen aan het vak erboven.

In bovenstaand voorbeeld van een organogram is de directie de bovenste laag in de hiërarchie. Daaronder staan links en rechts de hulp- of stafafdelingen Financiën, IT, Personeelszaken en Onderzoek & Ontwikkeling. De managers van Inkoop, Productie en Verkoop moeten ook verantwoording afleggen aan de directie. Verder is de Productie opgedeeld in twee afdelingen met elk hun eigen afdelingsleider. Binnen een afdeling bestaat meerdere teams, vertegenwoordigd door hun teamleiders.

Autorisatiematrix in het ondernemingsplan

In een autorisatiematrix worden rechten en bevoegdheden vastgelegd. Het gaat er bij het maken van een autorisatiematrix om welke functies welke handelingen mogen verrichten in naam van het bestuur of bedrijf.

Enerzijds wil je als eigenaar alle inkopen en betalingen zelf verrichten, en anderzijds wil je je niet te veel bezighouden met het uitvoerende werk. Daarom is het heel gebruikelijk om bepaalde werknemers bevoegdheden te geven om overeenkomsten af te sluiten en betalingen te verrichten.

Deze bevoegdheden worden ingeperkt door voorwaarden en limieten, en zijn vastgelegd in een autorisatiematrix. Een autorisatiematrix is een schema met bevoegdheden en limieten per functie of werknemer.

In een autorisatiematrix worden autorisaties en bevoegdheden vastgelegd. Hierbij valt te denken aan de limieten voor uitgaven, maar ook aan toegangsrechten op verschillende mappen/schijven op de server of tot ruimten in het bedrijfspand.

Het is ook mogelijk om functies wel toegang tot de informatie te geven middels leesrechten, maar door het blokkeren van schrijfrechten te voorkomen dat men die informatie kan wijzigen. De inkoopmanager mag bijvoorbeeld wel alle inkooptransacties zien, maar de financieel manager mag de betalingen ook uitvoeren in het bankpakket.

Deel 'Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Hoe is het management en de organisatie in een onderneming vormgegeven? Wat is een organogram? En wat is een autorisatiematrix met bevoegdheden?

Over de auteur van 'Management en organisatie: organogram en autorisatiematrix'

Auteur van deze content is Patrick. Alle informatie is gebaseerd op de kennis die ik heb verkregen uit een tweetal hbo- en een tweetal post hbo-studies. Daarnaast speelt de jarenlange ervaring bij een accountantskantoor en als financial controller in het bedrijfsleven een grote rol bij de link naar de praktijk.

Ik werk niet voor een gerelateerd bedrijf of instelling, waardoor de informatie betrouwbaar en onafhankelijk is. De informatie is nauwkeurig verzameld op basis van betrouwbare bronnen en wordt regelmatig geüpdatet. Speciaal voor bezoekers van deze website heb ik de top 5 beste boekhoudprogramma's op een rij gezet en vergeleken.