1. Succesvol boekhouden
2. Administratieve organisatie
3. Dienstverlening

Dienstverlening met goederen en ruimte beschikbaarstellen

De administratieve organisatie van dienstverlenende bedrijven is vaak moeilijk. Er ontbreekt vaak een goederenbeweging en niet goed te realiseren functiescheiding. De volledigheid van de opbrengstverantwoording is niet te controleren aan de hand van een goederenbeweging.

Dienstverlenende bedrijven

• met een eigen goederenbeweging.
• een goederenbeweging met goederen van derden.
• beschikbaar stellen van ruimten met specifieke reservering.
• beschikbaar stellen van ruimten zonder specifieke reservering.
• overige bedrijven en vrije beroepen.

Er ontbreekt vaak een goederenbeweging en niet goed te realiseren functiescheiding.

Ter beschikking stellen: geen eigendomsoverdracht, maar een gebruiksrecht.

Ter beschikking gestelde capaciteiten: menselijke arbeid, goederen en duurzame productiemiddelen, ruimten.

Aspecten van het ter beschikking stellen: tijdsduur, waarde van het object. Dit heeft consequenties voor de facturering (periodiek, eenmalig, contant) en de vorm van de opdracht (mondeling, schriftelijk).

Capaciteit

• investering: meer jaren durende terugverdientijd; meerjarenplan, investeringsplan en liquiditeitsbegroting.
• tarifering: prijs afhankelijk van soort capaciteit. Menselijke arbeid wordt uitgedrukt in uren. Ruimten worden uitgedrukt in meters/inhoud.
• planning: bezettingsplanning.

Functiescheiding

• verhuurafdeling: beschikkend
• planning/reservering: regelend en uitvoerend
• ontvangst/verzendafdeling: bewarend en uitvoerend
• interne/huishoudelijke dienst: bewarend en uitvoerend
• receptie: beschikkend en regelend

Opbrengstverantwoording: doorberekenen van arbeidsuren (jobtime=shoptime), doorberekening van overeengekomen vaste bedragen (aanneemsommen), doorberekening van tarieven voor materieelgebruik (bezetting). Verbandscontroles tussenopbrengsten/capaciteit en kosten, standenregister, belangrijke input meerdere malen invoeren.

Beschikbaar stellen van arbeid: uitzendbureaus (tijdelijk contracteren en beschikbaar stellen van arbeidskrachten), beroeps- en ambachtelijke organisaties (inzet door deskundigheid: accountants).

Procesactiviteiten: aanvraag cliënt (kredietwaardigheid), uitbrengen offerte, opdracht (overeenkomst, tarieven), uitvoering (uren, kosten), gereed melding, betalingsafwikkeling, kwaliteitsbeoordeling (feedback, klachten).

Beschikbaar stellen van productiemiddelen: goederen, duurzame productiemiddelen, applicatiesoftware, computerfaciliteiten, communicatiefaciliteiten. Het productiemiddel moet te herkennen zijn bij terugontvangst door bijv. een code. Ook moet het productiemiddel geïnspecteerd worden. Procesactiviteiten: aanvraag cliënt (kredietwaardigheid), offerte (tarief, bijkomende kosten, meerwerk), opdracht (overeenkomst), beschikbaarstelling (uitgifte, personeel, transport, uren, kosten), retourontvangst (inspectie), facturering en factuurafwikkeling, onderhoud. De orderportefeuille kan aanleiding geven tot uitbreiding of inkrimping. Aandacht voor: voor- en nacalculatie, urenverantwoordingen, inventarisatie van materieel, juistheid verhuurtermijnen, volledigheid door te berekenen kosten.

Beschikbaar stellen van applicatiesoftware en communicatiefaciliteiten: opdrachtovereenkomst (service level agreement). Functiescheiding tussen gebruiken, onderhouden en exploiteren van informatievoorziening. Er worden prestatie-eisen vastgelegd, zoals beschikbaarheid.

Beschikbaar stellen van ruimten:

• woonruimten, kantoren en bedrijfsruimten; huurovereenkomst. Functies: verhuur, onderhoud, inspectie.  Panden/woningenbestand: id, huur, datum en bedrag, reparatie- en onderhoudskosten, leegstand, huurder. Procesactiviteiten: overeenkomst, incasso, onderhoud. Verhuurbestand: huurder, locatie, contractnummer, huurprijs, rekeningnummer, enz.
• ruimtent voorzien van apparatuur/faciliteiten tbv derden; beschikbare ruimte en monteurs. Procesactiviteiten: aanvraag (receptie), inname van object (ontvangstafdeling), reparatie (werkplaats), kwaliteitscontrole, financiële afwikkeling. Het gebruikte materiaal en de uren worden genoteerd. Bij een café/restaurant is functiescheiding tussen inkoop, magazijn, keuken, buffet en restaurant. Er zijn vaste prijzen. Functievermenging wordt verminderd door kasregisters. De bestellingen moeten overeenkomen met de ontvangst van geld en de afgifte van goederen door de keuken.
• ruimten voor evenementen, recreatie of vervoer; veel wisselende gebruikers. Soms wordt beschikbare ruimte toegewezen, zoals stoelen of parkeerplaatsen. Toegang gaat dmv quasigoederen, zoals kaartjes. Procesactiviteiten:
• de organisatie van het evenement; keuze van evenement, contracteren van artiest, geven van publiciteit.
• de toegangsorganisatie tot het evenement; aanschaf kaarten, ontvangst kaarten, verkoop kaarten, reservering kaarten, toegangscontrole, afrekening. Toegangsbestand: voorraad, aantal verkochte kaarten, minimumvoorraad, bestelhoeveelheid, leverancier, afleveringsdatum. Zaalbezettingsbestand: datum, rang, rij, plaatsnummer, begrote en werkelijke bezetting.

Bij dienstverlenende bedrijven is er geen goederenbeweging om te volgen. Er zijn geen harde technische coëfficiënten en er is een verschil tussen capaciteit en bezetting. De volledigheid van de opbrengstverantwoording is niet te controleren adhv een goederenbeweging.

Dienstverlenende bedrijven

- met doorstroming van goederen die eigendom zijn van het betrokken bedrijf; de inkoopkant is gelijk aan die van een handelsbedrijf. Het verschil zit in de beschikking gestelde capaciteit en de minder vaste relatie tussen verbruikte goederen en een geldinstroom. Café: hoge toegevoegde waarde door dienstverlening door personeel. De kelner dient de verkopen te registreren, waar hij ook verantwoordelijk voor is. Via de kassa kunnen specificaties van de omzet worden opgevraagd. Door tafel- en groepsreserveringen is controle op opbrengstverantwoording mogelijk; er zal meer worden ingekocht en meer (tijdelijk) personeel worden aangetrokken. Er is geen nauwkeurig verband tussen geleverde goederen en ingekochte goederen. Functiescheiding tussen magazijnbeheer, buffetbeheer en bediening is noodzakelijk, waarbij er tussen afdelingen opdrachten worden afgegeven. Gegevens worden afzonderlijk geregistreerd waarna ze moeten aansluiten. Ook de betaling moet niet door het bedienend personeel geschieden. Door met een vaste buffetvoorraad te werken en deze dagelijks aan te vullen, kan er een relatie worden gezocht met de verkochte goederen. Ook door de afgifte van de keuken aan de kelners om te rekenen tegen verkoopprijs kan de volledigheid van de opbrengst worden gecontroleerd. Hiervoor worden recepten en voorcalculatie gebruikt. Onmisbare ingrediënten kunnen worden gevolgd. Bij standaardmenu’s kan het verbruik goed berekend worden. Uitgeverijen en drukkerijen: via de papierinkoop en de voorraad kan het verbruik berekend worden. Dit moet overeenkomen met de gedrukte exemplaren. Dit kan berekend worden op basis van gewicht of aantal pagina’s. Deze bedrijven vallen onder dienstverlening doordat er een hoge toegevoegde waarde is en er door tijdsdruk weinig overdrachtsprocedures zijn. Advertentie-inkomsten zijn een vergoeding voor beschikbare ruimte. De verantwoorde aantallen moeten aansluiten op de verzonden aantallen door expeditie, magazijn en verkoop. Op basis van het aantal abonnementen en de mutatie daarin kunnen controletelling plaatsvinden op de opbrengst uit abonnementen. De abonnementen moeten door een afzonderlijke functionaris worden geregistreerd. Het adres voor verzending moet tevens overeenkomen met het factuuradres. De verkoop van losse exemplaren kan worden gecontroleerd door de afgifte en terugontvangen aantallen. De advertentieopbrengsten worden gecontroleerd adhv de hoeveelheid beschikbare ruimte. Er moet rekening worden gehouden met verschillende tarieven, kortingen en de looptijd. De gefactureerde millimeters dienen gelijk te zijn aan het aantal beschikbare millimeters.

- met doorstroming van goederen die eigendom zijn van derden; essentie is het zo gunstig mogelijke bezetten van beschikbare productiemiddelen. De volledigheid van de opbrengst kan worden gecontroleerd adhv de ontvangsterkenningen van derden die hun goederen leveren of de ontvangst laten geschieden door een onafhankelijke functionaris. Wasserij: de goederen worden volgens een waslijst opgehaald, waarop de aantallen per soort staan. Obv die waslijsten wordt de ontvangst gecontroleerd en gesorteerd. De facturering geschiedt ook obv de waslijsten. De volledigheid van de opbrengst wordt ook gecontroleerd adhv de gemaakte kosten tegen standaardprijzen tegenover normen.  Veembedrijf: er worden celen (waardepapieren) afgegeven als bewijs van opslag. De controle op de volledigheid van de opbrengst hangt dus samen met de afgegeven celen. Ook geschiedt controle op de voorraad blanco celen en mutatie daarin. De ontvangst dient door een aantal afdelingen/ functionarissen vastgelegd te worden, waarin de goederen en de locatie staat. In een standenregister worden de te ontvangen huurtermijnen en bijkomende kosten bijgehouden. Autoreparatiebedrijf: de volledigheid van de opbrengsten rust op functiescheiding om de lonen en gebruikte onderdelen te verantwoorden. Er moet functiescheiding zijn tussen ontvangst en vastlegging, uitvoeren van de reparatie, de bewaring en afgifte van hulpmiddelen en de facturering en inning. De vastleggingen bij ontvangst moeten overeenkomen met de gerepareerde goederen. Ook de gebruikte onderdelen dienen overeen te komen met de afgifte uit het magazijn.

- die via vaste leidingen bepaalde diensten, energie of stoffen leveren; gas, elektriciteit, water, telecom enz. Het dienstverlenende karakter komt door aansluiting op een eigen netwerk waarbij voor gebruik betaald wordt. De controle op de opbrengstverantwoording geschiedt door controle op de leidingen- en aansluitingsplannen. Door controletotalen van het aansluitingsbestand wordt de opbrengst op volledigheid gecontroleerd. Het werkelijke verbruik kan worden gelezen uit meters. Het aantal meters moet overeenkomen met het aansluitingsbestand. Het aantal geplaatste meters door de technische dienst moet overeenkomen met het aansluitingen bestand, waarbij de mutatie in de voorraad meters ook wordt gecontroleerd.

- die informatie of informatiediensten leveren; digitale bestanden. Er moet afscherming zijn van de informatie totdat de klant heeft betaald. De verkopende partij blijft de informatie bezitten. Ook het vermenigvuldigen kost weinig, terwijl er geen slijtage plaatsvindt. Ook bevindt informatie zich op meerdere plaatsen. Er moet bepaald worden of en wanneer afnemers betaald hebben en bij betaling achteraf, de kredietwaardigheid. Het aantal keer dat informatie gedownload is moet worden vastgelegd, om de volledigheid van de opbrengst te controleren. De afnemer moet verboden worden de informatie te verspreiden (akkoord gaan met voorwaarden). Bij abonnementen kan de opbrengst gecontroleerd worden adhv het aantal abonnees.

- met specifieke reservering van ruimten; ziekenhuizen, hotels, vervoerbedrijven enz. Er is een sterke band tussen beschikbare ruimten en de volledigheid van de opbrengst. Uitbreiding van die ruimten vergt een investering die niet op korte termijn fluctueert. Het niet benutten van de ruimte moet worden vastgesteld door een functionaris die niet afhankelijk is van de opbrengst. Ook de overeenkomsten/ contracten dienen door een onafhankelijke functionaris worden geregistreerd. Ook kan er een relatie worden gezocht met het onderhoud.

- zonder specifieke reservering van ruimten; musea, zwembaden, parkeergarages. Hier is geen administratie omtrent reserveringen, zodat op basis hiervan geen controle kan plaatsvinden op de volledigheid van de opbrengst. Dit kan wel door het uitgeven van doorlopend genummerde toegangsbewijzen en er toegangscontrole is, waarbij de kaarten ongeldig worden gemaakt. Het afgeven van kaarten moet overeenkomen met het gebruik/de toegang van de plaats.

- overige dienstverleningsbedrijven en -beroepen; fysieke of intellectuele arbeidsprestaties of persoonlijke diensten. De volledigheid van de opbrengsten wordt gecontroleerd door de tijdverantwoording per uurtarief. Er is een relatie tussen loonkosten en opbrengsten. Ook gegevensverwerkende organisaties vallen hieronder, zoals belastingdienst of administratiekantoren. Gegevens van de klant worden getoetst aan gegevens van derden. Ook de opgave van de klant wordt getoetst door een waarneming ter plaatse. Daarnaast worden ook de gegevens en de mutaties in de loop van de tijd beoordeeld.

Dienstverlening in het beste boekhoudprogramma

In het beste online boekhoudprogramma kun je de geleverde diensten eenvoudig registreren. Ook kan je er in bijhouden hoeveel tijd en materiaal je verbruikt hebt tijdens het verrichten van je dienst.

Volgende artikel »

Deel 'Dienstverlening met goederen en ruimte beschikbaarstellen'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Bij de administratieve organisatie van dienstverlenende bedrijven ontbreekt vaak een goederenbeweging en niet goed te realiseren functiescheiding.

Over de auteur van 'Dienstverlening met goederen en ruimte beschikbaarstellen'

Auteur van deze content is Patrick. Alle informatie is gebaseerd op de kennis die ik heb verkregen uit een tweetal hbo- en een tweetal post hbo-studies. Daarnaast speelt de jarenlange ervaring bij een accountantskantoor en als financial controller in het bedrijfsleven een grote rol bij de link naar de praktijk.

Ik werk niet voor een gerelateerd bedrijf of instelling, waardoor de informatie betrouwbaar en onafhankelijk is. De informatie is nauwkeurig verzameld op basis van betrouwbare bronnen en wordt regelmatig geüpdatet. Speciaal voor bezoekers van deze website heb ik de top 5 beste boekhoudprogramma's op een rij gezet en vergeleken.