1. Succesvol boekhouden
2. Werkkostenregeling
3. Gerichte vrijstellingen in de wkr

Gerichte vrijstellingen: zakelijke kosten buiten forfait

De forfaitaire ruimte is vooral gericht op vergoedingen en verstrekkingen met een gemengd karakter. De gerichte vrijstellingen zijn daarentegen bedoeld om kosten, waarbij het zakelijk karakter overheerst, buiten het forfait te laten vallen.

Gerichte vrijstellingen zijn:

• Vervoer in het kader van de dienstbetrekking;
• Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking;
• Onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden;
• Het volgen van een opleiding of studie;
• Extraterritoriale kosten;
• Verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing;
• Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur;
• Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt;
• Branche-eigen producten van het bedrijf van de werkgever.

Deze kostensoorten zijn absoluut en relatief groot van omvang en behoren tot de primaire voorwaarden. De niet-vrijgestelde kosten liggen in het algemeen in de secundaire sfeer en worden aangemerkt als eindheffingsbestanddeel. Deze eindheffingsbestanddelen vallen in de forfaitaire ruimte, evenals de overschrijding van de gerichte vrijstellingen. Het gedeelte van de kilometervergoeding boven € 0,19 komt bijvoorbeeld terecht in de forfaitaire ruimte. De gerichte vrijstellingen bestonden grotendeels ook in de oorspronkelijke regelgeving, evenals de voorwaarden om het zakelijke karakter ervan vast te stellen. In het kader van de vereenvoudiging is de lijst met gerichte vrijstellingen zo beperkt mogelijk gehouden.

De beoordeling van een vergoeding vindt per kalenderjaar plaats. Een vergoeding van kosten die in een voorgaand jaar gemaakt zijn, kunnen wel gericht vrijgesteld zijn, indien de werknemer in dat voorgaande jaar al onvoorwaardelijk recht op de vergoeding had.

Een nadeel van gerichte vrijstellingen is het feit dat werkgevers voorzieningen die gericht zijn vrijgesteld afzonderlijk moeten administreren. Gerichte vrijstellingen veroorzaken hogere administratieve lasten, omdat elk geval getoetst moet kunnen worden.

Vervoer in het kader van de dienstbetrekking

Vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer, zijn vrijgesteld. De werkelijke kosten voor vervoer per taxi, luchtvaartuig, schip, vervoer vanwege de werkgever of openbaar vervoer zijn vrijgesteld. In de overige situaties is € 0,19 per kilometer vrijgesteld.

Tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking

Het gaat om maaltijden, overnachtingen en dergelijke met een meer dan bijkomstig (>10%) zakelijk karakter. Hierbij valt te denken aan consumpties bij activiteiten waarbij het zakelijke karakter overheerst en het karakter van festiviteit niet meer dan bijkomstig is, zoals een seminar dat wordt afgesloten met een hapje en een drankje, vergaderingen met lunch, maaltijd met een zakenrelatie, maaltijden tijdens dienstreizen en maaltijden in geval van overwerk of koopavonden.

De invulling van het totale programma is doorslaggevend. Overheerst het zakelijke karakter, dan geldt voor de totale kosten van de activiteit de gerichte vrijstelling. Personeelsreizen, personeelsfestiviteiten en dergelijke incidentele vergoedingen en verstrekkingen zijn niet vrijgesteld, omdat het zonder meer een aparte activiteit is met vooral een consumptief karakter.

Van tijdelijk verblijf is bijvoorbeeld sprake als werknemers tijdens een dienstreis ergens moeten verblijven. Ook als het redelijk is dat een werknemer (nog) niet dicht bij de plaats van het werk gaat wonen, is sprake van tijdelijk verblijf.

Onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden

Vergoeden en verstrekkingen ter zake of in de vorm van onderhoud en verbetering van kennis en vaardigheden ter vervulling van de dienstbetrekking zijn vrijgesteld. Het gaat om cursussen, congressen, excursies, studiereizen en dergelijke, maar ook de inschrijving in een beroepsregister en vakliteratuur.

Het volgen van een opleiding of studie

Het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning is vrijgesteld. Het is niet nodig dat de studie direct relevant is voor de dienstbetrekking, ook een studie voor verdere ontwikkeling op de arbeidsmarkt kan onbelast vergoedt worden.

Extraterritoriale kosten

Dit zijn extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in het kader van de dienstbetrekking.

Verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing

Vergoeden en verstrekkingen ter zake of in de vorm verhuiskosten in het kader van bedrijfsverplaatsing zijn vrijgesteld. In geval van een bedrijfsverplaatsing zijn er veel relatief hoge kosten in verband met de verhuizing van werknemers. Het wordt onwenselijk geacht om deze verhuiskostenvergoedingen in de forfaitaire ruimte te laten vallen. Verhuiskostenvergoedingen voor individuele werknemers zijn daarentegen niet vrijgesteld en vallen als eindheffingsbestanddeel in de forfaitaire ruimte, tenzij de verhuizing voldoende verband houdt met de dienstbetrekking. Dit verband wordt aanwezig geacht indien de werknemer binnen twee jaar na de aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing door verhuizing de afstand tussen zijn woning en de plaats van zijn dienstbetrekking met ten minste 60% verkleint terwijl de oorspronkelijke afstand ten minste 25 kilometer bedroeg.

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur, die naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking zijn vrijgesteld. Hieronder vallen ook het bijbehorende datatransport en de benodigde programmatuur en dergelijke, zoals een dongel of een 4G-kaartje. Gereedschap moet dienen om iets te maken, te meten of te controleren en moet meerdere malen kunnen worden gebruikt.

Als voorwaarde geldt dat de werknemer verplicht is tot teruggaaf van de voorziening of tot vergoeding van de restwaarde voor zover de voorziening voor rekening van de werknemer is gekomen en deze niet langer noodzakelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Hierbij valt te denken aan het wisselen van functie of het uit dienst treden. De restwaarde is de waarde in het economische verkeer op dat moment.

Ook geldt de regeling niet wanneer de werknemer werkzaamheden verricht in de functie van bestuurder of commissaris, tenzij de werkgever aannemelijk maakt dat de voorziening gebruikelijk is voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Voor bestuurders en commissarissen die de zeggenschap hebben, geldt dus een omkering van de bewijslast.

Het gaat in deze categorie om bijvoorbeeld een tablet, desktop, laptop, pocket-pc, mininotebook, navigatieapparatuur, gereedschap van een ambachtsman, mobiele telefoon of smartphone, maar ook een printer, een internet- en een telefoonabonnement. Indien een hulpmiddel niet valt binnen deze categorie of niet noodzakelijk is, kan eventueel gebruik worden gemaakt van de hierna genoemde gerichte vrijstelling voor hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel zakelijk gebruikt kunnen worden.

Voorzieningen die geheel of gedeeltelijk op de werkplek worden gebruikt of verbruikt

Dit betreffen de volgende voorzieningen:

• Voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. Hierbij valt te denken aan geneeskundige keuringen, inentingen in het kader van preventie- en verzuimbeleid, veiligheidsbrillen, zonnebrillen, beeldschermbrillen, EHBO-cursussen, speciale isolerende of beschermende kleding. Ook werkgerelateerde fitness valt hieronder, zoals voor een militair, een politie- of een brandweerman.
• Hulpmiddelen die ook elders gebruikt kunnen worden en die geheel of nagenoeg geheel (>90%) zakelijk gebruikt worden. Alleen incidenteel niet zakelijk gebruik is toegestaan. Het gaat hierbij ook om hulpmiddelen die buiten de hiervoor genoemde gerichte vrijstelling voor noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur vallen.

Branche-eigen producten van het bedrijf van de werkgever

Branche-eigen producten van het bedrijf van de werkgever tot een bedrag van ten hoogste 20% van de waarde in het economische verkeer, maar niet meer dan € 500 per werknemer per jaar. Het verstrekken van korting op producten uit de eigen onderneming komt vooral voor in sectoren met relatief lage lonen en relatief veel deeltijders. Hierdoor hebben de betreffende werkgevers relatief weinig vrije ruimte. Dit geldt met name voor de detailhandel en horeca. Door deze categorie gericht vrij te stellen, wordt aan dat knelpunt tegemoet gekomen. Een werkgever zal echter geen korting op eigen producten geven aan een willekeurige derde, waardoor sprake is van gemengde kosten. Het gericht vrijstellen van deze producten komt niet overeen met het doel van de forfaitaire ruimte, namelijk om gemengde kosten in die ruimte te laten vallen.

Gerichte vrijstellingen in online boekhoudprogramma's

In online boekhoudprogramma's zijn de kosten die voor de WKR onder de gerichte vrijstellingen vallen eenvoudig te verwerken. Je kan de waarde van kosten met een overheersend zakelijk karakter op een afzonderlijke grootboekrekening boeken, waarmee je de betreffende kosten inzichtelijk maakt.

Volgende artikel »

Deel 'Gerichte vrijstellingen: zakelijke kosten buiten forfait'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

De gerichte vrijstellingen zijn bedoeld om kosten met een gemengd karakter, waarbij het zakelijk karakter overheerst, buiten het forfait te laten vallen.

Over de auteur van 'Gerichte vrijstellingen: zakelijke kosten buiten forfait'

Auteur van deze content is Patrick. Alle informatie is gebaseerd op de kennis die ik heb verkregen uit een tweetal hbo- en een tweetal post hbo-studies. Daarnaast speelt de jarenlange ervaring bij een accountantskantoor en als financial controller in het bedrijfsleven een grote rol bij de link naar de praktijk.

Ik werk niet voor een gerelateerd bedrijf of instelling, waardoor de informatie betrouwbaar en onafhankelijk is. De informatie is nauwkeurig verzameld op basis van betrouwbare bronnen en wordt regelmatig geüpdatet. Speciaal voor bezoekers van deze website heb ik de top 5 beste boekhoudprogramma's op een rij gezet en vergeleken.