1. Succesvol boekhouden
2. Administratieve organisatie

Beschrijving administratieve organisatie van onderneming

Wat is de typologie van ondernemingen? Hoe loopt de waardekringloop? Hoe werkt functiescheiding? Wat zijn verbandscontroles? Dit zijn allemaal vragen die naar boven komen bij het beschrijven van de administratieve organisatie van een onderneming. Hieronder staat een opzet van een dergelijke beschrijving.

Typologie

Hoe loopt de waardekringloop?

Onderneming BV wordt getypeerd als een:

• Handelsbedrijven die leveren op rekening.
• Handelsbedrijven die leveren tegen contante betaling.
• Industriële onderneming met homogene massaproductie.
• Industriële onderneming met heterogene massaproductie.
• Industriële onderneming met stukproductie.
• Agrarische en extractieve bedrijven.
• Dienstverlenende onderneming met doorstroming van eigen goederen.
• Dienstverlenende onderneming met doorstroming van goederen van derden.
• Dienstverlenende onderneming met levering van informatie of informatiediensten.
• Dienstverlenende onderneming met beschikbaarstelling van ruimten waarbij specifieke reservering plaatsvindt.
• Dienstverlenende onderneming met beschikbaarstelling van ruimten waarbij geen specifieke reservering plaatsvindt.
• Overige dienstverlenende onderneming.
• Financiële instelling.

Attentiepunten

Opsomming van 3-5 problemen die opgelost dienen te worden/opvallende zaken inclusief motivatie+risico.

• Volledigheid van opbrengstverantwoording.
• Functievermengingen.
• Sleepgevaar.

Randvoorwaarden

Functiescheiding

Tegengestelde belangen scheppen.

• Inkoop: beschikkend
• Opslag: bewarend
• Bedrijfsbureau: beschikkend
• Verkoop: beschikkend
• Expeditie: uitvoerend
• Administratie: registrerend en controlerend
• Productie: uitvoerend
• Onderhoud: uitvoerend
• Laboratorium/keuring: controlerend

Richtlijnen directie

Normen tav bonussen, prijzen, afval/uitval, voorraadhoogte, ouderdom, diefstal, limieten, investeringen enz.

Begroting

Meerjarenbegroting, mede gebaseerd op het verleden en macro-economische verwachtingen.

Jaarbegroting als onderdeel van de meerjarenbegroting:

• Verkoopbegroting: per periode, per artikel.
• Inkoopbegroting: per artikel, per periode, per inkoper.
• Kostenbegroting voor logistiek, opslag (min/max voorraad, per soort (grootte/kwaliteit), per periode), kortingen.
• Opslagbegroting.
• Productiebegroting: per periode, per machine, per product.
• Investeringsbegroting: capaciteit, machines, gebouwen.

Tarieven:

Inkoop: prijs * aantal

Opslag: vast tarief

Productie: hoeveelheid * kostprijs voor grondstoffen, arbeid en machines

Verkoop: normen voor beschadigingen, diefstal, ouderdom.

Autorisatie:

De afdelingshoofden verlenen hun medewerking en de begroting en de tarieven zijn geautoriseerd door de directie en zijn daarmee taakstellend.

Automatisering

Plaats: stafafdeling onder de directie.

Er wordt gebruik gemaakt van externe software, waarbij er dagelijks een back-up wordt gemaakt. Ook is er een periodiek geteste recovery procedure. De toegang is beveiligd door user id’s en passwords op basis van een competentietabel. Een virusscanner en een firewall beschermen de systemen.

Directie-informatie

Minstens 10 punten: deze moeten overeenkomen met de attentiepunten.

• prijs per artikel
• omzet per product
• omzet per afnemer
• kosten per leverancier
• voor- en nacalculatie
• min/max voorraad
• omloopsnelheid, ouderdom van de voorraad
• voorraadverschillen
• kwaliteit/incourantheid van voorraad
• verkoopprijs
• klanttevredenheid
• winstmarge
• debiteurenpositie
• ziekteverzuim
• brancheontwikkelingen
• macro-economische ontwikkelingen
• de balans en resultatenrekening minimaal maandelijks in relatie tot de begroting, vorige periode en cumulatief

Procesbeschrijving

Processen: inkoop, magazijnontvangst, productievoorbereiding, productie-uitvoering, magazijnafgifte, verkoop, logistiek.

Per proces:

impuls: de start van het proces, waardoor wordt het aangestuurd.

wie: functie of naam en handeling noemen. Wie doet wat?

info-vastlegging: bestanden en info. Wanneer, welke info in welke bestanden?

info-voorziening: welke afdeling de info moet hebben.

verbandscontroles:

Bestanden

Inkoop: leveranciers-, artikel-, inkooporder-, contracten-, voorraad-, crediteuren-.

Verkoop: klanten-, contracten-, order-, debiteuren-.

Opslag: voorraad-.

Verbandcontroles

Verbanden tussen prestatie en contraprestatie en overige dwingende relaties. Doelstelling: vaststellen van volledigheid van het totaal van een mutatiereeks of positie.

Goederen: beginvoorraad + inkopen - eindvoorraad = verkopen.

Debiteuren: beginsaldo + verkopen - eindsaldo = geld ontvangsten.

Crediteuren: beginsaldo + inkopen - eindsaldo = geld uitgaven.

Liquide middelen: beginsaldo + geld ontvangsten - eindsaldo = geld uitgaven.

Inkopen = ingang kva = ingang crediteuren.

Uitgang crediteuren = geld uitgaven.

Voorraad: uitgang kva = kostprijs omzet.

Productie: uitgang kva grondstoffen = ingang fabricagerekeningen.

Productie: werkelijke productie * normverbruik * vvp = dekking grondstofverbruik.

Productie: uitgang kva grondstoffen = ingang orderadministratie.

Productie: uitbetaalde uren = manurenverdeelstaat.

Productie: maximale machinecapaciteit = machine-urenverdeelstaat.

Productie: gefactureerde termijnen = ingang debiteuren.

Verkoop: afgesloten contracten = uitgaande projectadministratie = vervallen termijnen.

Administratieve organisatie in het beste boekhoudprogramma

In het beste online boekhoudprogramma is de administratieve organisatie erg goed bij te houden. Functiescheiding is via rollen per medewerker in te richten, en ook zijn er goede rapportages beschikbaar voor de informatiebehoefte.

Volgende artikel »

---

Deel 'Beschrijving administratieve organisatie van onderneming'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Link:

Beschrijving van de administratieve organisatie van een onderneming: typologie, attentiepunten, functiescheiding, procesbeschrijving en verbandscontroles.

---

Over de auteur van 'Beschrijving administratieve organisatie van onderneming'