1. Succesvol boekhouden
2. De balans - passiva
3. Voorzieningen

Voorzieningen - reorganisatie, garantie en claims

Een voorziening wordt opgenomen als het waarschijnlijk is of vaststaat dat er op balansdatum een verplichting bestaat, waarvan de omvang of het moment nog onbekend is (art. 374 lid 1 BW 2).

Ook wordt een voorziening gevormd als er in een volgend jaar uitgaven gedaan zullen worden, waarvan de oorsprong in het huidige of voorgaand jaar ligt. De vorming van deze voorziening zorgt voor een gelijkmatige verdeling van de lasten over de jaren (art. 374 lid 1 BW 2).

Alleen verplichtingen die op balansdatum aanwezig zijn, moeten worden opgenomen in een voorziening. Verwachte verplichtingen en verliezen die in het huidige of een voorgaand jaar ontstaan zijn, moeten ook in een voorziening worden opgenomen indien ze vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn (art. 384 lid 2 BW 2).

Balansposten aan de passivazijde

De balansposten die aan de passivazijde van de balans staan zijn:

• Eigen vermogen
• Voorzieningen
• Schulden (langlopend en kortlopend)

Onderverdeling van voorzieningen

Voorzieningen staan credit op de balans. Volgens de wet moet deze post als volgt worden onderverdeeld:

• Reorganisatievoorziening
• Voorziening verlieslatende contracten
• Garantievoorziening
• Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen
• Voorziening voor milieuvervuiling
• Voorziening voor herstelkosten
• Voorziening voor verwijderingsverplichtingen
• Voorziening voor groot onderhoud
• Voorziening voor overheidsheffingen

Voorwaarden van een voorziening

Een voorziening mag alleen worden gevormd als op balansdatum voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:

• De onderneming heeft een verplichting.
• Uitstroom van middelen is waarschijnlijk noodzakelijk om die verplichting af te wikkelen.
• De omvang van de verplichting kan betrouwbaar geschat worden.

Voorwaarde: verplichting

Voor het vormen van een voorziening moet er sprake zijn van een verplichting. Dit kan een in rechte afdwingbare verplichting zijn, of een feitelijke verplichting.

Een in rechte afdwingbare verplichting is een verplichting die voortkomt uit een overeenkomst of de wet.

Een feitelijke verplichting komt voort uit de handelingen van de onderneming. Dit kan het geval zijn als de onderneming een gedragslijn, een beleid of een uitspraak heeft gedaan dat het verantwoordelijk is. De betrokkenen mogen op basis van deze gedragslijn, het beleid of de uitspraak verwachten dat de onderneming haar verantwoordelijkheid nakomt.

Voorwaarde: uitstroom van middelen

Voor het vormen van een voorziening moet het waarschijnlijk zijn dat voor de afwikkeling ervan een uitstroom van middelen noodzakelijk is. Dit betekent in de meeste gevallen dat er geld betaald moet gaan worden.

Waarschijnlijk betekent dat de kans groter dan 50% moet zijn.

Voorwaarde: betrouwbare schatting

Voor het vormen van een voorziening moet een betrouwbare schatting gemaakt kunnen worden van de omvang van de verplichting. Er zullen dus schattingen gemaakt moeten worden, waardoor voorzieningen minder zekerheid hebben dan andere balansposten.

Als de omvang van de verplichting niet betrouwbaar kan worden bepaald, dan moet dat in de toelichting worden opgenomen.

Geen voorziening vormen

Er wordt geen voorziening gevormd voor waardeverminderingen van activa. Een dergelijke waardevermindering moet op het betreffende activum in mindering worden gebracht, en niet in een voorziening. Bijvoorbeeld de voorziening voor incourante voorraad of de voorziening dubieuze debiteuren worden op de voorraad en de debiteuren in mindering gebracht.

Ook mag er geen voorziening worden gevormd voor toekomstige verliezen uit ondernemingsactiviteiten. Er is dan namelijk geen sprake van een verplichting aan een ander.

Omvang van de voorziening bepalen

Als aan de voorwaarden is voldaan, mag een voorziening gevormd worden. Om daadwerkelijk iets te kunnen boeken, moet de omvang van de voorziening bepaald worden. De omvang is een beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichting af te wikkelen.

De beste schatting wordt omschreven als het bedrag dat een rationeel handelende onderneming zou betalen om de verplichting af te wikkelen of om die aan een ander over te dragen. Er wordt dan gekeken naar soortgelijke situaties of er wordt een onafhankelijke deskundige aangetrokken.

Als er een groot aantal soortgelijke verplichtingen zijn, dan is de omvang van de voorziening gelijk aan het gewogen gemiddelde van de mogelijke uitkomsten. Heb je bijvoorbeeld 1.000 schadeclaims van elk €100, en de kans is 75% per claim dat je moet betalen, dan mag je de voorziening stellen op 75% * 1.000 * €100 = €75.000.

Als er slechts één individueel geval is, dan is de omvang van de voorziening afhankelijk van de verwachte uitkomst. Heb je bijvoorbeeld 1 schadeclaim van €100.000 met een kans van 75% dat je moet betalen, dan moet je het gehele bedrag van €100.000 in de voorziening opnemen. In dit geval mag je geen €75.000 nemen, want dat zal nooit betaald worden. Er moet namelijk niets of alles betaald worden.

Elke balansdatum moet de voorziening opnieuw beoordeeld worden. Op basis van beste schattingen wordt de voorziening verhoogd of verlaagd. De voorziening moet gebruikt worden voor de uitgaven waarvoor de voorziening bedoeld is. Dit betekent dat de uitgaven ten laste van de voorziening moeten worden geboekt, en niet in de resultatenrekening.

Reorganisatievoorziening

Een reorganisatievoorziening vorm je in geval van verkoop of beëindiging van een bedrijfsactiviteit, sluiting of verplaatsing van een bedrijfslocatie, verandering in de structuur van het management en andere veranderingen in de aard en richting van de activiteiten.

Voorwaarden van een reorganisatievoorziening zijn:

• er is een gedetailleerd goedgekeurd plan voor de reorganisatie.
• het plan is bekend bij de betrokken werknemers.

Dit betekent dat het niet genoeg is dat, vóór balansdatum, het bestuur het voorstel heeft goedgekeurd. Je moet gestart zijn met het reorganiseren, of in ieder geval het plan aan de betrokken werknemers voorgelegd hebben.

Als het plan vóór balansdatum is opgesteld, maar de werknemers op de hoogte worden gebracht na balansdatum maar vóór het opmaken van de jaarrekening, mag ook een reorganisatievoorziening gevormd worden. Verplicht is dit niet, dus het mag ook in de gebeurtenissen na balansdatum vermeld worden.

In het gedetailleerde plan moet ten minste het volgende staan:

• de betrokken activiteiten
• de locaties
• de functie en het aantal werknemers
• de uitgaven van de reorganisatie
• een tijdsplanning van uitvoering

In een reorganisatievoorziening mogen alleen kosten worden opgenomen die ook direct met het reorganiseren te maken hebben. Dit betekent dat marketingkosten, scholingskosten, verhuiskosten, investeringen in nieuwe systemen en dergelijke niet in deze voorziening opgenomen mogen worden.

Kosten die wel opgenomen mogen worden in de reorganisatievoorziening zijn bijvoorbeeld het salaris van werknemers voor de resterende looptijd van hun arbeidsovereenkomst. Als werknemers op non-actief worden gesteld, moeten ook uitkeringen aan deze groep in de voorziening opgenomen worden.

Voorziening verlieslatende contracten

Een verlieslatend contract is een overeenkomst waarin de kosten om aan de verplichting te voldoen onvermijdelijk zijn, en de kosten hoger zijn dan de opbrengsten. Dit kunnen kosten zijn om aan de voorwaarden te voldoen, of boetes en vergoedingen om het contract af te kopen.

Een voorziening wordt gevormd voor het verlies op balansdatum, dus het negatieve verschil tussen de verwachte opbrengsten en kosten.

Voorbeeld van een verlieslatend contract is wanneer je een langlopende overeenkomst hebt afgesloten om voor een lange periode goederen of diensten te verkopen, terwijl de verkoopprijs is gedaald.

Garantievoorziening

Een garantievoorziening wordt gevormd voor kosten die ontstaan als geleverde goederen of diensten niet voldoen aan de overeengekomen kwaliteiten. De garantievoorziening bevat alle verwachte kosten van goederen of diensten die vóór balansdatum zijn verkocht.

De kosten moeten goed geschat worden, wat betekent dat je niet bijvoorbeeld een percentage van de omzet mag nemen (dynamische methode). Op balansdatum moet een schatting worden gemaakt van de te verwachten garantiekosten (statische methode).

Garantie is een verplichting van de onderneming aan haar klanten. Dit kan een verplichting volgens de wet zijn (in rechte afdwingbaar), maar ook vrijwillig op basis van een algemeen bekend beleid en gebruik (feitelijke verplichting).

Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen

Voorzieningen voor claims, geschillen en rechtsgedingen moeten worden gevormd als het waarschijnlijk is dat de onderneming zal worden veroordeeld in een procedure.

Ook voor deze voorziening geldt dat het waarschijnlijk moet zijn dat de onderneming de rechtszaak verliest en er een betrouwbare schatting kan worden gemaakt van de te verwachten kosten.

Het bedrag van deze voorziening voor claims en geschillen wordt vaak gebaseerd op de mening van advocaten en schikkingsvoorstellen. Ook de proceskosten mogen in de voorziening worden geboekt.

Als het bedrag niet betrouwbaar kan worden geschat, moet de rechtszaak in de toelichting in de jaarrekening vermeld worden en mag geen voorziening geboekt worden.

Voorziening voor milieuvervuiling

De voorziening voor milieuvervuiling wordt gevormd voor uitgaven voor het opruimen van aanwezige milieuvervuiling.

Als de onderneming een beleid heeft dat het de milieuvervuiling altijd opruimt als dit volgens de wet moet, dan moet een voorziening worden gevormd voor de verwachte kosten van het opruimen.

Indien de wet nog niet definitief is, mag een voorziening voor milieuvervuiling worden gevormd op het moment dat de wet vrijwel zeker doorgevoerd zal worden.

Ook moet een voorziening voor milieuvervuiling worden gevormd als het algemeen bekend is dat de onderneming het altijd opruimt.

Het bedrag van de voorziening wordt vaak bepaald door onafhankelijke deskundigen. Als het bedrag niet betrouwbaar kan worden geschat, dan mag geen voorziening gevormd worden en moet de aanwezige milieuvervuiling in de toelichting worden vermeld.

Voorziening voor herstelkosten

De voorziening voor herstelkosten wordt gevormd voor verplichtingen voor het ontmantelen en verwijderen van een actief en het herstellen van het terrein.

Het kan bijvoorbeeld voor komen dat je tijdelijk ergens een machine moet plaatsen, die na verloop van tijd weer ontmanteld moet worden. Ook moet daarbij het terrein in de oorspronkelijke staat teruggebracht worden. Voor deze herstelkosten moet je een voorziening treffen.

Een voorziening voor herstelkosten kun je op twee manieren boeken:

• Elk jaar een gelijk deel aan de voorziening toevoegen, ten laste van het resultaat. De periode hangt af van de periode dat de machine of het gebouw gebruikt wordt.
• Direct bij het aanschaffen en installeren van de machine of het gebouw wordt het gehele bedrag van de voorziening geboekt. Het bedrag wordt als investering bij de aanschafprijs op geboekt.

Het bedrag van de voorziening voor herstelkosten is het verwachte bedrag van de totale herstelkosten.

In het eerste geval doteer je jaarlijks een bedrag ten laste van het resultaat. Ook schrijf je jaarlijks op de investering af ten laste van het resultaat. In het tweede geval doteer je niets via het resultaat, maar zijn de jaarlijkse afschrijvingskosten hoger (omdat het investeringsbedrag hoger is). In beide gevallen wordt dus jaarlijks evenveel ten laste van het resultaat geboekt.

Voorziening voor verwijderingsverplichtingen

De voorziening voor verwijderingsverplichtingen wordt gevormd voor de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid voor de kosten van het verwijderen van op de markt gebrachte producten aan het einde van de levensduur.

De voorziening moet geboekt worden op het moment dat het product gemaakt wordt of op het moment dat het product op de markt gebracht wordt. De verwachte kosten voor het verwijderen van de producten wordt geboekt als kostprijs van het product.

Voorziening voor groot onderhoud

De voorziening voor groot onderhoud wordt gevormd als telkens na een lange periode van gebruik groot onderhoud wordt verricht aan een gebouw of machine.

Een voorziening voor groot onderhoud kun je op twee manieren boeken:

• De verwachte kosten verwerk je in het investeringsbedrag van het actief (componentenmethode).
• De verwachte kosten verwerk je in een voorziening voor groot onderhoud.

Bij een voorziening voor groot onderhoud gaat het om onderhoudskosten die je in de toekomst verwacht. Er is dus nog geen sprake van een verplichting. Op basis van art. 374 lid 1 BW 2 moeten uitgaven in een volgend jaar nu al in een voorziening worden opgenomen, als de oorsprong mede in het huidige jaar ligt. Slijtage vindt bijvoorbeeld plaats in het huidige jaar, waardoor volgend jaar groot onderhoud nodig is.

Voorziening voor overheidsheffingen

De voorziening voor overheidsheffingen wordt gevormd voor door de overheid opgelegde heffingen, anders dan boetes en belasting op winst.

Een voorziening voor overheidsheffingen kun je op twee manieren boeken:

• De verwachte kosten verwerk je in de periode waarop de heffing betrekking heeft.
• De verwachte kosten verwerk je op het moment dat aan alle voorwaarden is voldaan.

Toelichting bij voorzieningen

De voorzienig staat los van het eigen vermogen en mag niet de naam 'reserve' bevatten. Voorzieningen worden gesplitst naar de aard van de verplichting (art. 374 lid 3 BW 2).

In de toelichting op de voorzieningen moet duidelijk omschreven worden om welke verplichting het gaat. Deze verplichting moet nauwkeurig omschreven worden (art. 374 lid 3 BW 2).

Mutatie bij voorzieningen

Er moet een overzicht van voorzieningen gemaakt worden van de boekwaarde aan het begin en eind van het jaar. Daarin moeten staan de nieuwe voorzieningen, uitgaven ten laste van de voorziening, omrekeningsverschillen en overige mutaties.

Boekwaarde per 1 januari		80
Nieuwe toevoegingen	18
Niet gebruikte bedragen	-3
Uitgaven	-2
Totale mutaties in boekjaar		13
Boekwaarde per 31 december		93

In het beste boekhoudprogramma kun je de voorzieningen eenvoudig boeken en een overzicht opvragen per soort voorziening.

Volgende artikel »

---

Deel 'Voorzieningen - reorganisatie, garantie en claims'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Link:

Wat is een voorziening? Er bestaat op balansdatum een verplichting, waarvan de omvang of het moment nog onbekend is. Uitleg en voorbeelden.

---

Over de auteur van 'Voorzieningen - reorganisatie, garantie en claims'