Tips

Tip: bewaar de administratie gestructureerd. Hierdoor kunnen jij, je accountant en de Belastingdienst gegevens snel terugvinden.

• Het handigst is het om de verkoopfacturen te bewaren op volgorde van het factuurnummer.
• Inkoopfacturen kun je bewaren op alfabetische volgorde. Ook kun je inkoopfacturen bewaren achter het bankafschrift waar de betaling op staat. Tot slot kun je inkoopfacturen bewaren op boekstuknummer. Een boekstuknummer houdt in dat je alle inkoopfacturen doorlopend nummert (schrijf dit op de factuur). Dit boekstuknummer vermeld je vervolgens bij het inboeken in je boekhouding.
• Bankafschriften bewaar je vanzelfsprekend op chronologische volgorde. Indien je geen papieren exemplaren meer ontvangt, moet je de bankafschriften downloaden van de website van je bank. In de meeste gevallen kun je maar 1,5 jaar terug, dus zorg ervoor dat je de afschriften tijdig download en print of opslaat.
• Overeenkomsten, akten en andere belangrijke stukken moet je bewaren in een map. Bijvoorbeeld hypotheekakten, oprichtingsakte, aandeelhoudersregister, huurovereenkomsten en lening overeenkomsten. Het is belangrijk dat het gaat om definitieve stukken met een handtekening.

Tip: voor sommige aftrekposten in de inkomstenbelasting (bijvoorbeeld de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) is het van belang hoeveel uren jij en je partner aan de onderneming besteed hebben. Het is dus aan te bevelen om de gewerkte uren inclusief reistijden bij te houden in je boekhouding. Een voorbeeld van een urenadministratie kun je hier downloaden (Excel). Lees meer over het urencriterium op de website van de Belastingdienst.

Tip: als je een auto in je onderneming hebt, trek je de kosten van die auto af van je winst. Ook de btw op die kosten kun je terug vragen. Als je privékilometers rijdt met die auto, moet je daarvoor een bedrag verrekenen met de autokosten en de btw. Dit wordt het privégebruik van de auto van je onderneming genoemd. Als je per jaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoef je niets te verrekenen. Dit moet je wel kunnen bewijzen door middel van een rittenadministratie. Een voorbeeld van een rittenadministratie kun je hier downloaden (Excel). Dit bestand voldoet aan de gestelde eisen.

Tip: vermeld op de facturen aan je klanten een betalingstermijn, bijvoorbeeld van 14 of 30 dagen. In veel gevallen zullen klanten binnen deze termijn betalen, zodat jij je geld snel in eigen zak hebt en dus minder risico loopt op wanbetalers.

Tip: schrijf op elke factuur ten minste de volgende gegevens:

• Het nummer van de grootboekrekening waar je het bedrag op geboekt hebt. Dit heet coderen.
• De datum waarop de factuur betaald is.
• Het boekstuknummer.

Hierdoor kunnen jij, je accountant en de Belastingdienst gegevens snel terugvinden.

Tip: in sommige boekhoudpakketten kan het voorkomen dat je niet kunt aangeven of een bedrag credit of debet moet komen te staan. Vaak is er dan maar één veld waar je het bedrag in kunt vullen. In deze gevallen geldt altijd: geef een debet-bedrag als positief (+) in en een credit-bedrag negatief (-). De boeking ziet dan bijvoorbeeld als volgt uit:

Tip: als je alle uitgaven en ontvangsten van de bankafschriften in het bankboek verwerkt hebt, moet het saldo dat op het bankafschrift staat aansluiten met het banksaldo volgens je boekhouding. Hierdoor weet je zeker dat je alles verwerkt hebt.

Tip: tel al het aanwezige contante geld dat in je kassa of een kluis aanwezig is. Het kassaldo volgens je boekhouding moet vanzelfsprekend altijd aansluiten met het werkelijk aanwezige geld. Hierdoor weet je zeker dat je alles verwerkt hebt.

Tip: je bankafschriften zijn te downloaden van de website van je bank. Veel boekhoudpakketten ondersteunen de optie om deze gedownloade bankafschriften automatisch te importeren in het bankboek. Dit scheelt veel tijd aan het overtypen van bedragen en omschrijvingen. Uiteraard moet je nog wel aangeven op welke grootboekrekeningen de bedragen geboekt moeten worden.

Tip: het is aan te bevelen om regelmatig je crediteurenlijst door te nemen. Op de crediteurenlijst staan alle nog te betalen bedragen. Je moet deze regelmatig doornemen en bekijken welke facturen op korte termijn betaald moeten worden. Hierdoor voorkom je aanmaningen en alle kosten die daar bij komen kijken.

Tip: op een inkoopfactuur staat vaak een betalingstermijn vermeld. Deze termijn geeft aan binnen hoeveel dagen je de factuur betaald moet hebben. In de meeste gevallen kan het geld beter langer in je eigen zak blijven zitten, dan in die van je crediteur. Denk bijvoorbeeld aan de rente die je opbouwt. Het is dan ook aan te bevelen om de factuur als betalingsopdracht klaar te zetten, zodat het bedrag een paar dagen voor het verstrijken van de betalingstermijn overgemaakt is. Betaal ook weer niet op de laatste dag, omdat het vaak één of twee dagen duurt voordat de bank de betaling verwerkt heeft. Hierdoor voorkom je aanmaningen en alle kosten die daar bij komen kijken.

Tip: het is aan te bevelen om regelmatig je debiteurenlijst door te nemen. Op de debiteurenlijst staan alle nog te ontvangen bedragen. Je moet deze regelmatig doornemen en bekijken welke bedragen nog ontvangen moeten worden. Op basis van deze lijst kun je beoordelen welke debiteuren je een aanmaning gaat versturen. In de meeste gevallen kan het geld beter eerder in je eigen zak zitten, dan in die van je debiteur. Denk bijvoorbeeld aan de rente die je opbouwt.

Tip: vermeld op de facturen aan je klanten een betalingstermijn, bijvoorbeeld van 14 of 30 dagen. In veel gevallen zullen klanten binnen deze termijn betalen, zodat jij je geld snel in eigen zak hebt en dus minder risico loopt op wanbetalers.

Tip: doordat je bij het invoeren van je omzet ook het veld met het btw-percentage moet invullen, is de te betalen btw altijd je omzet maal het percentage. Als je bijvoorbeeld het totaal van je omzet vermenigvuldigd met 21%, heb je de totaal te betalen btw 21% bepaald. Als je ook omzet hebt waarover je 6% moet betalen, moet je dit niet op dezelfde grootboekrekening boeken als de omzet waarover je 21% moet betalen. Als je de omzet 6% en de omzet 21% op twee afzonderlijke grootboekrekeningen boekt, kun je eenvoudig de grootboekrekeningen te betalen btw 6% en de te betalen btw 21% narekenen. In de btw-aangifte moet je de omzet ook splitsen in 21%, 6% en 0%. Het is dan makkelijk dat je dit al op verschillende grootboekrekeningen geboekt hebt. Maak dus in je boekhouding verschillende grootboekrekeningen met betrekking tot de omzet voor de verschillende percentages.

Tip: in- en verkopen boek je in het inkoopboek respectievelijk het verkoopboek op basis de factuurdatum. Deze is namelijk leidend voor de btw-aangifte. In de periode waarin je je verkoop boekt, moet je dus de btw betalen. Het kan voor komen dat je het geld dan nog niet ontvangen hebt van je klant. Het is dus erg belangrijk om een betalingstermijn op de verkoopfacturen te vermelden. Neem ook regelmatig de debiteurenlijst door en zorg ervoor dat je het geld op korte termijn ontvangt, anders zou je wel eens in geldnood kunnen komen.

Tip: in de btw-aangifte moet je de te vorderen btw splitsen in 21%, 6% en 0%. Het is dan makkelijk dat je dit al op verschillende grootboekrekeningen geboekt hebt. Als je de te vorderen btw 6% en de te vorderen btw 21% op twee afzonderlijke grootboekrekeningen boekt, kun je eenvoudig de btw-aangifte invullen.

Tip: voor de meeste auto’s die via officiële importeurs Nederland zijn binnengekomen na 1 juli 2007 en voor alle auto’s die na 1 januari 2010 op kenteken zijn gezet, vind je de catalogusprijs op de website van de RDW.

Tip: bereken altijd welke berekening voordeliger is; met kilometeradministratie of zonder. De uitkomst hangt voornamelijk af van het aantal privékilometers en de overige kosten. Hoe meer privékilometers, hoe meer btw je terug moet betalen. Het berekenen van de voordeligste methode kan wel enkele honderden euro’s schelen. Als je een kilometeradministratie bij houdt, mag je van de Belastingdienst geen gebruik maken van de 2,7%-regeling.

Tip: als je iets verkocht hebt waarbij je de btw naar een andere ondernemer hebt verlegd, moet je deze omzet afzonderlijk aangeven in de btw-aangifte. Het is dan makkelijk dat je deze omzet met btw verlegd al op een afzonderlijke grootboekrekening geboekt hebt. Maak dus in je boekhouding een grootboekrekening omzet btw verlegd.

Tip: als je iets gekocht hebt waarbij de btw naar jou is verlegd, moet je deze inkopen afzonderlijk aangeven in de btw-aangifte. Het is dan makkelijk dat je deze inkopen met btw verlegd al op een afzonderlijke grootboekrekening geboekt hebt. Maak dus in je boekhouding een grootboekrekening inkopen btw verlegd.

Tip: als er btw naar jou is verlegd, moet je dit eerst als te betalen btw aangeven in rubriek 2a en vervolgens kun je het terug vragen in rubriek 5b. Per saldo betaal je niets. Ook boek je de btw niet via het inkoopboek. Aangezien je de btw niet boekt terwijl het wel afzonderlijk in de btw-aangifte vermeld moet worden, is het handig om de btw toch afzonderlijk te boeken in het dagboek memoriaal. De journaalpost in het memoriaal hiervan is:

Beide grootboekrekeningen vallen onder de rubriek btw (= credit), zodat de schuld niet hoger of lager wordt. Door deze boeking heb je een goede aansluiting tussen de grootboekrekeningen en de btw-aangifte.

In een aantal boekhoudpakketten hoef je geen extra boeking te maken in het dagboek memoriaal. Bij het invoeren van de regel met de kosten in het inkoopboek is dan een invoerveld aanwezig waarin je kunt aangeven of er sprake is van btw verlegd (of een variant hierop, zoals een btw-code).

Het invoerveld heeft automatisch als tegenrekening de rekeningen voorbelasting en te betalen btw verlegd. Achter de schermen wordt er dus automatisch geboekt:

Tip: vanaf 1 januari 2014 verstuurt de Belastingdienst geen aangiftebrieven meer. Tot 2013 verstuurde de Belastingdienst altijd vooraf een brief waarin verteld werd dat je btw-aangifte over een bepaalde periode moest gaan doen. Daarbij zat ook een acceptgiro met het betalingskenmerk. Je moet dus zelf goed in de gaten houden wanneer je aangifte moet doen. Zet dit daarom in je agenda, bijvoorbeeld aan het einde van de maand of het kwartaal. Het is ook aan te bevelen om te vragen om een herinnering per e-mail. Dit kun je instellen op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst. Begin januari 2014 zal de Belastingdienst nog wel een brief versturen met de aangiftetijdvakken, de uiterste inlever- en betaaldatums en de betalingskenmerken. Het betalingskenmerk vind je ook op het beveiligde gedeelte van de website van de Belastingdienst of je kan de zoekhulp betalingskenmerk gebruiken.