1. Succesvol boekhouden
2. Administratieve organisatie
3. Voorraadbeheersing

Beschrijving van de voorraadbeheersing en goederenstroom

Voorraad geeft info over de regeling van de goederenstroom, de grootte van het vermogen en resultaat, de controle op de bewaring en een overkoepelende controle op in- en verkoop. Goederenbeweging is van de inkoop tot aan de verkoop.

Functie van voorraden:

• Ontkoppelingsvoorraden: tussen afdelingen of veiligheidsvoorraden.
• Strategische voorraden: bij politieke onzekerheid.
• Speculatieve voorraden: bij verwachte prijsstijgingen.

Bij voorraadbeheersing zijn verschillende afdelingen betrokken: inkoop, verkoop, productie. De bewarende functie van de magazijnmeester begint bij ontvangst van de goederen. Wat betreft de ontvangst en de afgifte heeft hij een uitvoerende functie. Signalerende functie: een signaal afgeven als de voorraad een bepaald niveau bereikt.

Informatiebehoefte voorraadbeheersing

Informatiebehoefte: beslissing-in-engere-zin heeft betrekking op strategische en tactische beslissingen. Managementinfo en logistieke infoverzorgingsprocessen: technische en economische voorraad, lopende inkoop- of productieorders, locatie, omzetsnelheid, ouderdom, minimumvoorraad, bestelniveau, optimale bestelhoeveelheid. Er zal steeds meer just-in-time geleverd worden.

Controle op de bewaring is van belang bij de interne betrouwbaarheid van de administratie. De hoeveelheden moeten aansluiten bij de ontvangsten en afgiften (verbandscontroles). Hierbij kan ook de afdeling inkoop en verkoop gecontroleerd worden op tegengestelde prestaties en de financiële kant daarvan.  

Registratie voorraadbeheersing

Registratie naar mate van detaillering:

• Op een verzamelrekening in geldtotalen: alle goederen zullen op dezelfde prijsbasis berekend moeten worden, anders ontstaan er gemengde rekeningen. Er kan alleen info verkregen worden over de grootte van de totale voorraad, inventarisatie kan alleen op de gehele voorraad en er kan moeilijk een overkoepelende verbandscontrole worden gelegd doordat het veelal een gemengde goederenrekening is.
• Op rekeningen per artikelsoort: de voorraad kan roulerend per artikelsoort worden uitgevoerd.
• Per partij per artikelsoort: een nadere detaillering van de registratie per artikelsoort. Dit betreffen vaak natuurlijke producten die verschillen vertonen waar bij de verkoop rekening mee gehouden moet worden. Ook kan het inkoopresultaat per partij bepaald worden.
• Per afzonderlijke exemplaren: artikelen moeten duidelijk van elkaar te onderscheiden zijn (door bijv. chips of barcodes). De controle kan worden beperkt door het systeem te controleren adhv de afzonderlijke artikelen.

Functies van voorraadregistratie met detaillering per artikelsoort: de actuele grootte van de technische voorraad is te bepalen en partieel roulerend te controleren. De tijd tussen ontvangst/afgifte en registratie moet zo klein mogelijk zijn. Als de inkoop- en verkoopcontracten in de voorraadregistratie zijn meegenomen, kan ook de economische voorraad bepaald worden.

Kantoorvoorraadadministratie moet buiten de bewarende en beschikkende functie van de voorraad om gebeuren. Er moet regelmatig afstemming zijn met de vastlegging van vorige/volgende schakels, de geldstroom en het grootboek. Ook kan de magazijnmeester een eigen magazijnvoorraadadministratie bijhouden. Door stellingkaarten kan de administratie ter plekke worden bijgehouden.

Afgesloten magazijn: toegang met instemming van de magazijnmeester. Goederen komen binnen na kwijting aan de bevoegde functionaris. Goederen uit een open magazijn zijn afkomstig uit een gesloten magazijn, om controle te houden.

Prijsbasis voor de voorraad

Prijsbasis voor de voorraad:

• historische prijs: fifo, lifo, gemiddelde magazijnprijs.
• vaste verrekenprijs: verschil met inkoopprijs wordt geboekt op prijsverschillen. De prijs is gebaseerd op prognoses van inkoopprijzen, maar ook op bijkomende kosten.
• reële waarde: bij prijswijzigingen wordt de voorraad geherwaardeerd.

Goederen kunnen ook in geldtotalen worden geregistreerd, zoals bij grote aantallen met geringe waarde. Hierbij moet dezelfde prijs per goed worden gehanteerd om gemengde rekeningen te voorkomen. Doelstellingen: geen gemengde rekening, maar een rekening van bezit, inventarisatie om de brutowinst te berekenen wordt overbodig en de ontwikkeling daarvan is te volgen. Permanence tegen inkoopprijzen: bij iedere verkoop wordt de inkoopprijs nagegaan. Permanence tegen verkoopprijzen: de winst wordt geboekt op een nog niet gerealiseerde winstrekening. Bij permanence tegen verkoopprijzen hoeft er niet gezocht te worden naar de verkoopprijs. Dit is een voordeel bij een groot aantal verkopen. Bij verkoopprijswijzigingen moet de voorraad geherwaardeerd worden. Bij het boeken van de inkoopfactuur wordt de verkoopprijs bepaald en kan dus vooraf de te verwachte winst worden berekend. Hierdoor wordt de interne betrouwbaarheid verbeterd, omdat het resultaat al bij inkopen wordt vastgelegd.

Functies van inventarisatie: bepaling van vermogen en resultaat, controle op de bewaarder en op de kantoorvoorraadadministratie, indirecte bepaling van het verbruik/verkoop/productie, vaststelling van bedragen, het bestaan en de aanwezigheid, vaststelling van incourantheid en beoordelen van ouderdom en kwaliteit. Controle dient te worden gedaan door iemand onafhankelijk van de bewaarder. Met mutaties in de periode van inventarisatie moet rekening worden gehouden. Bij betere detaillering kan partieel roulerend geïnventariseerd worden. De afdeling expeditie kan de afloop van de voorraad controleren adhv de eigen invoer. Een verzegelde voorraad hoeft niet tweemaal opnieuw te worden geïnventariseerd.

Tijdstippen van inventarisatie: periodiek (per balansdatum), continueel regelmatig (wekelijks/maandelijks), continueel onregelmatig, incidenteel (brand/diefstal).

Bij historische kosten is er een verband tussen de ingaande goederen en de uitgaande geldbeweging. In de debiteurenadministratie zal ook de kostprijs moeten worden opgenomen, om deze te kunnen vergelijken met de voorraadafgifte tegen inkoopprijs.

Voorraad registreren in het beste boekhoudprogramma

In het beste online boekhoudprogramma kun je voorraden eenvoudig registreren. Ook kan je er in bijhouden wat de ouderdom van de artikelen is en waar ze zijn opgeslagen in het magazijn.

Volgende artikel »

Deel 'Beschrijving van de voorraadbeheersing en goederenstroom'

Deel dit bericht via social media met je familie, vrienden en collega's!

Voorraad geeft info over de regeling van de goederenstroom, de controle op de bewaring en een overkoepelende controle op in- en verkoop.

Over de auteur van 'Beschrijving van de voorraadbeheersing en goederenstroom'

Auteur van deze content is Patrick. Alle informatie is gebaseerd op de kennis die ik heb verkregen uit een tweetal hbo- en een tweetal post hbo-studies. Daarnaast speelt de jarenlange ervaring bij een accountantskantoor en als financial controller in het bedrijfsleven een grote rol bij de link naar de praktijk.

Ik werk niet voor een gerelateerd bedrijf of instelling, waardoor de informatie betrouwbaar en onafhankelijk is. De informatie is nauwkeurig verzameld op basis van betrouwbare bronnen en wordt regelmatig geüpdatet. Speciaal voor bezoekers van deze website heb ik de top 5 beste boekhoudprogramma's op een rij gezet en vergeleken.